Bericht über den Flying Circus-Directory-Sprint vom 01.09.2023 bis 03.09.2023
Das Wochenende vom 01.09.2023 bis 03.09.2023 markierte einen wichtigen Meilenstein für das Flying Circus Directory – unsere umfassende Konfigurationsdatenbank, mit der wir die technischen und betriebswirtschaftlichen Aspekte für unsere Infrastruktur, Plattform und Kundenprojekte erfassen und automatisieren.
Da wir schon seit vielen Jahren ein Remote-First-Team sind, geben uns solche intensiven, gemeinsamen Arbeitsphasen die Chance, unsere Kolleg*innen, die man sonst selten persönlich sieht, besser kennenzulernen. Wir haben uns selbst überrascht, dass wir von unserer sehr langen Verbesserungsideen-Liste an diesem Wochenende deutlich mehr umsetzen konnten, als wir noch am Freitag gedacht hatten.
Dieser Bericht fasst die Ereignisse, Aktivitäten und Ergebnisse unseres Directory-Sprints zusammen.
Hintergrund
Die Flying Circus-Konfigurationsdatenbank (von uns liebevoll „Directory“ genannt) bildet als sogenannte „Single Source of Truth“ das Herzstück unserer Automatisierung sowie Kund*innen- und Projektverwaltung und wird seit mehr als 10 Jahren vollständig eigenentwickelt. Neben den Schnittstellen zur Automatisierung unserer Plattform gehören dazu auch das Portal für Entwickler*innen und Kund*innen sowie ein Admin-Backend für unser Team. Da unser Team immer weiterwächst und auch die Projekte immer komplexer werden, muss auch das Directory neue Aufgaben übernehmen und bestehende Funktionen angepasst werden, damit wir auch in Zukunft mit der Flexibilität und Zuverlässigkeit arbeiten können, die wir unseren Kund*innen bieten wollen und die sie zu Recht erwarten. Der Directory-Sprint, der über das Wochenende stattfand, war eine Gelegenheit, dies fokussiert zu tun, ohne dass unser mitunter eng getakteter Projektalltag darunter leidet.
Ziele des Directory-Sprints
Unsere Hauptziele für den Sprint waren:
- Verbesserung der Navigationsstruktur im Backend,
- Erstellung von Infrastrukturübersichten in Bestandsprojekten,
- Bereitstellung des monatlichen SLA-Reports im my.flyingcircus.io-Kundenportal als neu-gestaltetes PDF-Dokument sowie Verbesserungen der Werkzeuge zur Auswertung der SLAs,
- Beschleunigung und Reduktion von Fehlerquellen im monatlichen Abrechnungsprozess durch Automatisierung vieler bis dahin manueller Sortierungs- und Übertragungsprozesse,
- Verbesserung der Rechnungsdarstellung, um Kund*innen mit wirklich umfangreichen Projektkomplexen in Zukunft verständlichere und schneller nachprüfbare Rechnungen zu liefern,
- automatisierte Verknüpfung von im Directory hinterlegten SSH-Keys von Mitarbeiter*innen und Kund*innen zum Zugriff auf verschlüsselte Secrets in Deployments,
- die bisher manuelle Freigabe von geplanten Releases (typischerweise montags, 21 Uhr) soll in Zukunft automatisiert erfolgen,
- die Backup-Historie aller VMs soll sowohl im Kundenportal als auch im Backend angezeigt werden,
- das vom Kundenportal aus steuerbare Monitoring beliebiger HTTP-URLs soll zukünftig Weiterleitungen folgen und durch beliebig einstellbare erwartete Status-Codes parametrisiert werden können und
- noch viele weitere Verbesserungen im Systemunterbau.
Aktivitäten und Ergebnisse
Tag 1: Begrüßung, Agenda, Take-off …
Der Directory-Sprint wurde im Vorfeld detailliert vorbereitet und findet in den Saltlabs (dem Coworking-Space am Flying Circus-Hauptstandort in Halle) statt. Unser Team ist über ganz Deutschland verteilt und so erfolgte für einige Kolleg*innen die Anreise bereits am Vorabend. Einrichtung der Arbeitsmittel, Berechtigungen und Einweisungen in das Directory für programmierende Kolleg*innen erfolgten bereits in den Tagen und Wochen zuvor. Das Team wurde in einzelne Arbeitsgruppen aufgeteilt (auch die Gruppenkonstellationen wurden zeitig abgestimmt) und Kompetenzen in jeder Gruppe so gebündelt, dass jede*r Mitarbeitende aktiv an der Erreichung der Gruppenziele mitwirken konnte.
Der Tagesablauf ist grob verplant: Kick-off, Gruppenarbeit, PR-Review, Abschlussbesprechung des Tages. Zwischendurch gibt es genügend Freiraum für den Austausch zwischen den Gruppen und natürlich ist auch über den Sprint für das leibliche Wohl gesorgt.
Tag 2: Reiseflughöhe erreicht …
Am zweiten Tag geht es eingespielt und fokussiert weiter. Immer mehr werden die bisherigen Ergebnisse der Arbeit am Directory sichtbar. Jede Gruppe hat spezifische Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Es ist motivierend zu sehen, wie konstruktiv und fokussiert jedes Team an seinen Zielen arbeitet. Am Ende des Tages sieht man den Gesichtern aber auch an, dass der Sprint bereits viel Kraft gekostet hat. Der Tag klingt mit einem köstlichen Abendessen und Gesprächen mit privaten Themen entspannt aus.
Tag 3: Finale Arbeiten und Landeanflug …
Der dritte und letzte Tag ist der Review und der Optimierung unserer Arbeiten am Directory gewidmet. Alle Gruppen analysieren das bisher Erreichte und es wird Feedback zum Sprint eingeholt. Dies hilft uns, den Sprint in Struktur und Ablauf zu reflektieren und Pläne zur Verbesserung für zukünftige Sprints zu erstellen. Es folgt ein Abschlussmeeting, bei dem jedes Teammitglied stolz über das Erreichte berichtet und eine Übersicht dessen gibt, was noch erledigt werden muss. Der Sprint endet für uns mit einem letzten leckeren Mittagessen und das Team macht sich erschöpft, aber zufrieden auf den Heimweg.
Fazit
Der Directory-Sprint war ein großer Erfolg. Wir konnten im Rahmen unserer gesteckten Ziele knapp 30 signifikante Änderungen direkt am Wochenende releasen – womit wir auch gesehen haben, dass die von uns entwickelten und bereits lange gelebten Prozesse für Qualitätssicherung (Continous Integration / Continuous Deployment) auch in einer so intensiven Arbeitsphase belastbar sind und uns eine hohe Innovationsgeschwindigkeit erlauben, ohne die Stabilität oder Sicherheit unserer Plattform zu gefährden.
Einige der begonnenen Änderungen müssen in den kommenden Tagen und Wochen noch abgeschlossen werden und der ein oder andere Bug ausgebügelt werden, aber bereits der zum Monatsbeginn fällige Rechnungslauf hat von den umfangreichen inhaltlichen und technischen Verbesserungen profitiert und wir sind gespannt, ob diese Änderungen bei euch positiv auffallen!
Für unser Team war das Wochenende anstrengend, aber auch interessant und von neuen Erkenntnissen geprägt, weil jede*r innerhalb der gemischten Gruppen mit Themenbereichen konfrontiert wurde, die originär nicht zu den täglichen Aufgaben gehören.
Mit den verbesserten Tools und Prozessen unterstützen wir sowohl die bestehenden Projekte effizienter und bieten gleichzeitig unseren Kund*innen und Partner*innen neue Möglichkeiten neue Herausforderungen zu meistern.
Ausblick
Der diesjährige Directory-Sprint reiht sich in eine Tradition von Events ein, bei denen wir im Flying Circus immer wieder fokussiert Ideen entwickeln oder umsetzen. Aber auch im Alltag arbeiten wir kontinuierlich daran, die Leistungsfähigkeit unserer Infrastruktur, Plattform und unseres Services zu verbessern und den Flying Circus für unsere Kund*innen, Partner*innen und Mitarbeiter*innen jeden Tag ein Stückchen besser zu machen.
